Оформлення документа Приймання, розгляд і реєстрація документів Розподіл тексту документа на абзаци Процедура приймання

В процедурі приймання, розгляду і реєстрації документів спочатку необхідно розподілити текст документа на абзаци, щоб зробити його зрозумілим і зручним для сприйняття. Таким чином, уможливлюється систематизація і структурування інформації.

Перший абзац описує місце приймання документів - канцелярію. Він повідомляє, що всі документи, що надсилаються до установи, приймаються централізовано в даному місці. Це означає, що немає необхідності звертатися до різних відділів або працівників для приймання документів, а їх приймає спеціальна службова одиниця - канцелярія.

Другий абзац вказує на випадок, коли документи надходять поза робочим часом. У такому випадку, ці документи приймаються черговим працівником. Це вказує на те, що канцелярія має свої робочі години, але навіть поза цими годинами забезпечується процедура приймання документів.

У третьому абзаці зазначається правило розкриття конвертів в канцелярії, за винятком тих, що мають напис "особисто". Це показує, що всі конверти, що надійшли, розкриваються в канцелярії. Але якщо вони мають напис "особисто", вони будуть передані комунальному працівникові без відкриття. Ця відмінність в обробці документів може бути пов"язана зі статусом або важливістю конкретного листування.

Учням можна пояснити, що розкриті конверти зберігаються та додаються до документів, якщо це єдиний спосіб визначити адресу відправника, час відправлення та отримання документа. Це дозволяє зберегти всю доступну інформацію для належного оформлення і реєстрації документів.

Зверніть увагу учнів на те, що в цьому документі зазначено тільки перший етап процедури. Інформація може бути й далі розподілена на абзаци або поділена на підрозділи в іншому документі.