140. Опишите порядок действий с входящими, исходящими и внутренними документами. 1. Подготовка проекта документа

1. Подготовка проекта документа: В первую очередь необходимо подготовить проект документа. Здесь вы должны определить тип документа, его цель, получателей и основные сведения, которые должны быть включены в документ. Также следует обратить внимание на форматирование и стиль текста.

2. Открытие конвертов и проверка содержимого: Далее, вы должны открыть конверты, в которых находятся входящие документы. При этом необходимо тщательно проверить их содержимое, чтобы убедиться в полноте и правильности информации, указанной внутри.

3. Зарегистрировать документы: После проверки содержимого документов следует произвести их регистрацию. Это означает, что каждый документ должен быть пронумерован и занесен в специальный реестр, где фиксируется информация о нем, включая его тип, дату получения и отправления, номер и т.д.

4. Проверить правильность адресации: Перед отправкой исходящих документов необходимо проверить правильность и точность адресации. Удостоверьтесь, что данные о получателях (адрес, название организации и т.д.) указаны верно, чтобы документы попали в нужные руки.

5. Согласование проекта документа: В некоторых случаях, перед отправкой документа, его проект требует согласования. Это означает, что несколько лиц должны просмотреть и внести свои комментарии или изменения в текст. Рекомендуется учитывать эти замечания и внести необходимые корректировки в документ.

6. Рассмотрение документов руководителем (резолюция): Документы, требующие рассмотрения высшим руководством или лицом с соответствующими полномочиями, должны быть представлены на рассмотрение. В этом случае требуется получить резолюцию, то есть официальное решение или указание по поводу данного документа.

7. Подписать документ руководителем: После рассмотрения и одобрения документа руководителем, необходимо его подписать, чтобы подтвердить его подлинность и передать авторитет. Подпись руководителя должна быть ставлена таким образом, чтобы ее можно было определить и проверить.

8. Поместить документ в дело: После того как документ подписан, он должен быть помещен в соответствующее дело или файловое хранилище. Это позволяет упорядочить документацию и облегчить ее поиск в случае необходимости.

9. Предварительный просмотр (сортировка): До того, как документы будут переданы исполнителю или участнику процесса, рекомендуется осуществить предварительный просмотр. В результате этого процесса документы могут быть отсортированы по приоритету или направлены на дальнейшую обработку.

10. Проверить правильность оформления документа: Перед тем, как передать документы на исполнение, убедитесь в правильности и полноте оформления каждого документа. Это включает проверку правильности оформления заголовков, разделов, использования необходимых форматов и стилей текста.

11. Передать документы руководителю: Следующий шаг - передача документов на исполнение руководителю или лицу, ответственному за их реализацию. Удостоверьтесь, что все документы переданы вовремя и в правильном порядке.

12. Заполнение регистрационной карточки: Вместе с передачей документов, возможно, потребуется заполнить регистрационную карточку. На этой карточке указываются основные сведения о переданных документах, такие как их номер, дата передачи, получатель и т.д. Это важно для последующего контроля и отслеживания документации.

13. Передача документов исполнителю: Наконец, документы передаются исполнителю или лицу, ответственному за их обработку и выполнение необходимых действий в соответствии с их содержанием. Важно убедиться, что каждый документ доставлен и получен в полной мере.

Таким образом, весь процесс работы с входящими, исходящими и внутренними документами включает в себя подготовку, проверку, регистрацию, согласование, рассмотрение, подписание, помещение в дело, предварительный просмотр, проверку оформления, передачу руководителю, заполнение регистрационной карточки и передачу исполнителю. Каждый из этих шагов необходим для эффективной работы с документацией в учреждении или организации.